(EIS)
ความสัมพันธ์ระหว่าง EIS กับ DSS EIS ช่วยสนับสนุนให้ผู้บริหารสามารถทำความเข้าใจปัญหาอย่างชัดเจนและสามารถตัดสินใจเลือกแนวทางแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเหตุการณ์วิกฤตที่มีผลกระทบต่อองค์การในระดับกว้าง เราจะเห็นได้ว่า EIS มีหลักการคล้ายกับ DSS ที่กล่าวถึงในบทที่ผ่านมา ดังนั้นการจำแนก EIS กับ DSS ต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างทั้งสองระบบ ดังต่อไปนี้
EIS ได้รับการออกแบบและพัฒนาขึ้นสำหรับจัดเตรียมสารสนเทศที่เหมาะสมในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ขณะที่ DSS ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้จัดการระดับกลาง หรือนักวิชาชีพ เช่น วิศวกร นักการตลาด และนักการเงิน เป็นต้น ให้มีประสิทธิภาพขึ้น
EIS ได้รับการออกแบบและพัฒนาให้ง่ายต่อการใช้งาน โดยมีตาราง รูปภาพ แบบจำลอง และระบบสื่อผสมที่อธิบายข้อมูลอย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรม ขณะที่ DSS จะให้ข้อมูลการตัดสินใจตามลักษณะของงาน โดยผู้ใช้อาจต้องปรับแต่งข้อมูลที่ตนสนใจให้อยู่ในลักษณะที่เหมาะสมกับการใช้งาน
EIS ได้รับการออกแบบและพัฒนาให้สามารถนำสารสนเทศมาใช้งานโดยตรง ขณะที่ผู้ใช้ DSS อาจต้องนำสารสนเทศมาจัดการให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมกับการตัดสินใจ หรือใช้เทคนิคในการประมวลผลข้อมูลบ้าง ดังนั้นผู้ใช้ DSS สมควรต้องมีทักษะด้านคอมพิวเตอร์และสารสนเทศในระดับที่สามารถใช้งานให้จัดการข้อมูลที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ
EIS และ DSS ต่างถูกพัฒนาขึ้น เพื่อจัดการกับข้อมูลให้อยู่ในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ แต่ทั้งสองระบบจะมีความแตกต่างกันในระดับของการใช้งาน การนำเสนอข้อมูล และความยากง่ายในการใช้ โดยที่เราสามารถกล่าวได้ว่า EIS เป็น DSS ที่ถูกพัฒนาขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านสารสนเทศในการตัดสินใจแก้ปัญหา และการดำเนินงานของผู้บริหารที่ไม่ต้องการข้อมูลที่ละเอียดและมีความถูกต้องสมบูรณ์ แต่สร้างความเข้าใจและให้ภาพรวมของระบบหรือปัญหาที่ผู้บริหารสนใจ โดย EIS อาจได้รับการออกแบบและพัฒนาจากฐานของ DSS เพื่อให้ผู้บริหารสามารถเรียนรู้ ทำความเข้าใจ และใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนคณะที่ปรึกษาและผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องใน DSS ถ้าผู้บริหารเกิดความต้องการข้อมูลมากกว่าที่ EIS ถูกพัฒนาขึ้น
2. การกำหนดเป้าหมายหรือกลยุทธ์ต่าง ๆ ขององค์กรส่วนใหญ่ใช้ระบบสารสนเทศประเภทใดบ้าง จงให้เหตุผลประกอบ
กลยุทธ์ (Strategy) คือ แผนรวมขององค์การที่นำเอาข้อได้เปรียบและจุดเด่นในด้านต่างๆมาใช้ประโยชน์ และปรับลดจุดด้อยเพื่อแสวงหาโอกาสและหลีกเลี่ยงอุปสรรค ซึ่งจะทำให้องค์กรสามรถอยู่รอดและเจริญเติบโตได้ในระยะยาว รวมทั้งสามารถเอาชนะคู่แข่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ประเภทของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้ จะหมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือหลักในการประมวลข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ และเป็นการแบ่งประเภทโดยใช้เกณฑ์ที่คำนึงถึงการบริหารงานในองค์กรต่างๆเป็นหลัก ซึ่งมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับเกณฑ์ที่ใช้ในการจำแนกดังนี้
- การจำแนกประเภทของระบบสารสนเทศตามระดับชั้นองค์กร
- การจำแนกประเภทของระบบสารสนเทศตามหน้าที่งาน
- การจำแนกประเภทของระบบสารสนเทศตามรูปแบบการสนับสนุนของระบบ
- การจำแนกประเภทของระบบสารสนเทศตามระดับชั้นขององค์กร (Organization-level Information System)
การจำแนกของระบบสารสนเทศตามระดับชั้นขององค์กรนี้ พิจารณาจากจำนวนผู้ใช้ระบบ จุดประสงค์ในการใช้ระบบ เทคโนโลยีที่ใช้พัฒนาระบบ และความซับซ้อนของระบบสารสนเทศเป็นหลัก ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศระดับบุคคล (Personal-level Information System ; PIS)
2. ระบบสารสนเทศระดับกลุ่มงาน (Workgroup Information System ; WIS)
3. ระบบสารสนเทศระดับแผนก (Department Information System ; DIS)
4. ระบบสารสนเทศระดับองค์กร (Organizational Information System ; OIS)
5. ระบบสารสนเทศระหว่างองค์กร (Inter-organizational Information System ; I-OIS)
ในกรณีของระบบสารสนเทศระดับบุคคลอาจใช้คอมพิวเตอร์เพียง 1 เครื่อง ใช้โปรแกรมง่ายๆ ปริมาณข้อมูลไม่มากนัก เป็นการให้บริการและอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานและผู้บริหารแต่ละคน เช่น งานออกจดหมาย พิมพ์เอกสาร คำนวณ แต่ถ้าเป็นระบบสารสนเทศระดับกลุ่มงานขึ้นไปจะต้องมีการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ทั้งหมดเข้าด้วยกันผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลต่างๆร่วมกันได้ สำหรับระบบสารสนเทศระดับองค์กรเป็นการจัดการข้อมูลหรือสารสนเทศเพื่อใช้ในองค์กร หรืออาจเรียกได้ว่าเป็น Management Information System ; MIS ขององค์กรเลยก็ได้ ส่วน Inter-Organization คือการจำแนกระบบสารสนเทศในระดับที่ใหญ่ที่สุดแล้ว คือเป็นการเชื่อมโยงระหว่าง 2 องค์กรขึ้นไป
- การจำแนกประเภทของระบบสารสนเทศตามหน้าที่งาน (Functional Information System)
การจำแนกระบบสารสนเทศตามการแบ่งหน้าที่งานในธุรกิจนั้นเป็นที่พบเห็นกันโดยทั่วไป เพราะเป็นการนำเอาระบบสารสนเทศเข้าไปสู่ระบบธุรกิจที่มีอยู่เดิม ทำให้โครงสร้างองค์กรไม่เปลี่ยนแปลงจากเดิมไปมากนัก และสามารถจัดหาฮาร์ดแวร์ และซอฟท์แวร์ที่เหมาะสมแต่ละหน้าที่งานได้ง่าย
1. ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information System ; AIS)
2. ระบบสารสนเทศทางการเงิน (Financial Information System ; FNIS)
3. ระบบสารสนเทศทางการผลิต (Manufacturing Information System ; MFIS)
4. ระบบสารสนเทศทางการตลาด (Marketing Information System ; MKIS)
5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System ; HRIS)
6. ระบบสารสนเทศด้นการวิจัยและพัฒนา (Research and Development Information System ; RDIS)
ในทางปฏิบัติจริงอาจมีหรือไม่มีบางหน้าที่ก็ได้เนื่องจากแผนผังองค์กรที่แตกต่างกันไป หรือบางแผนกงานอาจไม่มีความจำเป็นต้องมีระบบสารสนเทศก็ได้
- การจำแนกประเภทของระบบสารสนเทศตามรูปแบบการสนับสนุนของระบบ (Support Provided Information System)
การจำแนกประเภทของระบบสารสนเทศตามรูปแบบการสนับสนุนของระบบ เป็นการจำแนกตามจุดประสงค์ในการใช้และผู้ใช้ระบบ เป็นระบบที่ช่วยเหลือให้แต่ละระดับชั้นในองค์กรสามารถบริหารงานได้อย่างคล่องตัว ตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย หรือตามลำดับความรับผิดชอบ (Responsibility) หรือตามลำดับการบังคับบัญชา(Accountability) ซึ่งต้องมีขอบเขตที่แตกต่างกันไป ตามลำดับชั้นองค์กร (Hierarchical) โดยลดหลั่นจากผู้บริหารสูงสุด ผู้บริหารระดับกลาง ผู้บริหารระดับ ปฏิบัติการ พนักงานระดับปฏิบัติการ ซึ่งระบบสารสนเทศส่วนใหญ่ได้แก่
1. ระบบการประมวลผลรายการค้า (Transaction Processing System ; TPS)
2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System ; OAS)
3. ระบบการทำงานที่ใช้ความรู้เฉพาะ (Knowledge Work System ; KWS)
4. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System ; ES)
5. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System ; MIS)
6. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System ; DSS)
7. ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support System ; ESS) หรือเรียกอีกอย่างว่า ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information System ; EIS)
สามารถตั้งเป็นข้อสังเกตได้ว่า ระบบต่างๆ ที่กล่าวมานั้นมีลำดับการใช้งานที่แตกต่างกันตามลำดับขั้นการบริหารงานในองค์กร เริ่มจาก ระบบประมวลผลรายการค้าเป็นระบบพื้นฐานที่สำคัญขององค์กร เป็นระบบที่ได้ข้อมูลมาจากนอกองค์กร เช่น รายการขาย รายการซื้อสินค้า ซึ่งระดับพนักงานที่ใช้ระบบนี้ได้แก่พนักงานระดับปฏิบัติการเป็นส่วนใหญ่ ส่วนระดับชั้นถัดมาเป็นการนำรายการที่ถูกประมวลผลแล้วจัดสรรให้อยู่ในรูปรายงาน (Report) ที่เหมาะสมต่อความเข้าใจและสื่อสารต่อไปได้ด้วยความเป็นระเบียบ ซึ่งในบางครั้งก็ถูกเรียกว่าเป็นระบบรายงานผู้บริหาร (Management Report System ; MRS) ส่วนระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นระบบที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้การทำงานของทุกคนในองค์กรเกิดความคล่องตัวและมีเทคโนโลยีที่เหมาะสมต่อการใช้ระบบสารสนเทศต่างๆ นอกจากนี้หากบุคลากรขององค์กรในบางหน้าที่ต้องอาศัยทักษะอาชีพพิเศษเฉพาะ เช่น นักวิจัย นักกฎหมาย ก็อาจต้องอาศัยระบบฐานความรู้เฉพาะเข้ามาช่วย เช่น ระบบการทำงานที่ใช้ความรู้เฉพาะ หรือระบบผู้เชี่ยวชาญ เข้ามาเสริมให้การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ซึ่งสามารถเข้ามาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจให้แก่ผู้บริหารสำหรับกรณีที่มีกฎเกณฑ์ในการตัดสินใจที่มีโครงสร้างแน่นอนและตายตัว ทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องตามเกณฑ์ที่องค์กรได้กำหนดไว้ ส่วนในกรณีการตัดสินใจบางครั้งที่ขาดโครงสร้างที่แน่นอน (Semi & Unstructured Decision Making) ผู้บริหารอาจเลือกใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS) หรือระบบสนับสนุนผู้บริหาร (ESS) เพื่อช่วยสนับสนุนข้อมูลเพื่อการตัดสินใจได้ ตลอดจนช่วยในการวางแผนกลยุทธ์สำหรับองค์กรได้อีกด้วย ดังนั้นระบบที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ เป็นสิ่งที่องค์กรในปัจจุบันมีความต้องการนำเข้ามาเพื่อช่วยเสริมกลยุทธ์ในการแข่งขันทางธุรกิจทั้งสิ้น รวมเรียกกันว่าเป็น ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ (Strategic Information Systems)
3.ดัชนีชี้วัดผลประกอบการ(Key Performance Indicator : KPI) คืออะไรและเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงอย่างไร
ดัชนีชีวัดผลประกอบการ(Key Performance Indicator : KPI)คือดัชนีมูลค่าขายของสินค้าที่ผลิตต่อจำนวนแรงงานทั้งหมด แสดงถึงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคนเมื่อเทียบกับมูลค่าขายของสินค้าที่ผลิตได้ เป็นการวัดประสิทธิภาพแรงงานในเชิงมูลค่า กล่าวคือ แรงงาน 1 คน สามารถสร้างยอดขายของสินค้าที่ผลิตให้กิจการเป็นมูลค่าเท่าไร ดัชนีตัวนี้ถ้ามีค่าสูงจะดี ถ้าน้อยจะแสดงถึงประสิทธิภาพแรงงานต่ำ อย่างไรก็ตามมีข้อระวังในการตีความหมาย กล่าวคือ การเพิ่มขึ้นหรือลดลงของมูลค่าขายของสินค้าที่ผลิตอาจไม่ได้มาจากประสิทธิภาพแรงงานแต่อาจเป็นเพราะการเปลี่ยนแปลงราคาขายหรือปริมาณขายได้ หากใช้มูลค่าเพิ่มวิเคราะห์การตีความหมายจะถูกต้องมากกว่าเพราะมูลค่าเพิ่มคือมูลค่าที่เกิดขึ้นจากการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานที่เพิ่มให้กับสิ่งที่ซื้อมาจากภายนอก ดังนั้นการพิจารณาร่วมกับดัชนีตัวอื่นๆ ที่มีความเกี่ยวข้องกันจะช่วยยืนยันและเกิดความถูกต้องมากขึ้น
ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้กำหนดทิศทางในอนาคตขององค์กร การวางแผนและการตัดสินใจของ ผู้บริหารจึงมีความสำคัญต่อการอยู่รอด และเติบโตขององค์กร โดยอาศัยความชำนาญ ประสบการณ์ และรู้จักใช้เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยสนับสนุนการตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์
บทบาทของผู้บริหาร
บทบาทในการสร้างความสัมพันธภาพที่ดี การประสานงานกับบุคคลภายในและภายนอกองค์การจึงควรมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีทั้งกับผู้บริหารด้วยกันเอง ผู้ร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และบุคคลภายนอก
บทบาทด้านข้อมูลข่าวสาร ผู้บริหารเป็นทั้งผู้รับและผู้เผยแพร่ข้อมูลข่าวสาร จึงต้องมีการตรวจสอบข้อมูล ความน่าเชื่อถือ ผู้บริหารควรมีความรู้ มีความสามารในการถ่ายทอดข้อมูลในการถ่ายทอดข้อมูลเพื่อให้เกิดภาพพจน์ที่ดีต่อองค์การ
บทบาทด้านการตัดสินใจ มีความสามารในการตัดสินใจ คาดการณ์ล่วงหน้า สามารถควบคุมสถานการณ์ แก้ไขปัญหาได้อย่างถูกต้อง ทันต่อเหตุการณ์
การตัดสินใจของผู้บริหาร แบ่งออกเป็น 4 ลักษณะ คือ
1. การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ กำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ ทิศทางในการดำเนินงาน
2. การตัดสินใจเชิงยุทธวิธี กำหนดแนวทางในการดำเนินงาน
3. การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ตัดสินใจแก้ปัญหาเพื่อมิให้เกิดความเสียหายต่อภาพพจน์ และการดำเนินธุรกิจ
4. การตรวจสอบและควบคุม ตรวจสอบและควบคุมการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้
ลักษณะข้อมูลสำหรับผู้บริหารระดับสูง
ข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งภายในและภายนอกองค์การที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจ ข้อมูลต้องกลั่นกรอง และคัดเลือกก่อนที่นำมาวิเคราะห์ในเชิงปริมาณ และเชิงคุณภาพ ผู้บริหารจะนำผลที่ได้จากการวิเคราะห์มาพิจารณาการดำเนินงานขององค์การว่าเป็นเช่นไร จะทำการปรับปรุง แก้ไขปัญหา การสร้างโอกาสใหม่ๆ ให้กับองค์การได้หรือไม่ จึงทำการตัดสินใจแก้ปัญหา ปรับกลยุทธ์ วางแผนการดำเนินงาน
ข้อมูลสำหรับผู้บริหารระดับสูง
ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้กำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ กลยุทธ์ และนโยบายขององค์การ ต้องอาศัยข้อมูลทั้งภายใน และภายนอกองค์การ ผู้บริหารได้รับข้อมูลจาก 3 แหล่ง ดังนี้
1. ข้อมูลภายในองค์การ (Internal Data) มีประโยชน์ต่อการบ่งชี้ผลการปฏิบัติงาน (Key Performance Indicators : KPI) ประกอบด้วย
2. ข้อมูลจากกระบวนการดำเนินงาน (Transaction Processing Data) แสดงถึงการปฏิบัติงานขององค์การ การควบคุม การตรวจสอบ และการแก้ปัญหาโดยทั่วไป
- ข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงเป้าหมายหรือผลการดำเนินงาน ของแต่ละส่วนงาน หรือโครงสร้างต่าง ๆ ขององค์การ เช่น งบประมาณ แผนค่าใช้จ่าย เป็นต้น
- ข้อมูลภายนอกองค์การ (External Data) มีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์การ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้า ข้อมูลคู่แข่งขันในการดำเนินธุรกิจ ฯลฯ
3. ข่าวสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารระหว่างกัน ระหว่างผู้บริหารระดับสูงด้วยกัน ระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ระหว่างพนักงานในองค์การ หรือระหว่างองค์การอื่นๆ เช่น ข่าวสารจากสื่อมวลชนต่าง ๆ
แหล่งที่มาในการสืบค้น
http://pimparn22.spaces.live.com/blog/cns!7DC72B693D5CDBA4!488.trak
http://www.dip.go.th/
http://www.google.com/
